По существу, в работе торгового предприятия используется два вида отчётов по товарным остаткам.
Первый вид — это остатки, строящиеся по принципу: остаток на начало периода, приход за период, расход за период, остаток на конец. Этот вид остатков хорош тем, что он всегда, на любую дату, дает точную цифру остатков и по такому принципу можно построить любые товарные остатки, подходящие для решения любой задачи (например, товарные остатки, свободные - ни под кого не зарезервированные, или полные товарные остатки, построенные по подтверждённым документам). В то же время он плох тем, что подсчет остатков занимает длительное время, т.к. остатки каждый раз рассчитываются на основе первичных документов.
Второй вид остатков — оперативные остатки, это остатки на текущий момент. Эти остатки корректируются каждый раз, когда какое-либо изменение вносится в базу. Они хранятся в отдельной таблице. Главное достоинство таких остатков — это быстрота получения данных, которые уже рассчитаны. Их недостаток состоит в том, что в них может быть внесена ошибка, которая сама собой не исправится и которая может привести к другим ошибкам.
Систематические ошибки в оперативных остатках необходимо регулярно выявлять и избавляться от них. Для этого нужно иметь возможность сопоставлять эти два вида отчётов и видеть все их расхождения, а также периодически пересчитывать и перезаписывать оперативные остатки в нерабочее время.
Оперативные остатки хорошо использовать для того, чтобы выписывать товар для продажи контрагентам, либо для внутренних перемещений. Они позволяют сделать это быстро.
В то же время, если попытаться что-либо переместить или отгрузить и при этом потребуется что-либо оформить что-либо вчерашним числом (например, на каком-то из складов вчера часть времени не был доступен сервер и отгружали по рукописным документам), то при использовании оперативных остатков может возникнуть проблема, что товар в программе отгружен по какой-то партии до того как он поступил, либо ещё какая-либо проблема такого рода.
Такую проблему можно избежать, если при выписывании товара вчерашним числом, брать не в чистом виде оперативные товарные остатки, а оперативные остатки за вычетом всего поступления товара, которое имело место после момента, которым нужно выписать товар.
При этом ни в коем случае нельзя прибавлять то количество, которое было израсходовано, т.к. это может привести к повторному расходованию и отрицательным остаткам. Рассчитанные таким образом остатки можно получить быстро и при этом они позволят выписать лишь тот товар, что был доступен на интересующую дату и не был реализован с того момента.
