Если вы когда-либо сталкивались с проблемой подсчета дебиторской задолженности по клиенту, то этот материал может оказаться интересным для вас.
Несколько лет назад я столкнулся с тем, что на предприятии никак не удавалось взять под контроль дебиторскую задолженность. Это проявлялось, например так, что периодически обнаруживалась нечистоплотность то одного менеджера по продажам, то другого, которые отгружали товар клиентам и не получали с них денег (для организации). Как это они умудрялись делать я точно не знаю, но каждый раз когда это вскрывалось, разгорался очередной скандал, который сопровождался увольнениями и судебными разбирательствами.
Одна из причин, по которой это происходило состояла в том, что не было инструмента, позволявшего отделять просроченную дебиторскую задолженность от текущей. В результате "умный менеджер" мог завуалировать клиентов не плательщиков в общей массе честных клиентов, а когда это вскрывалось, то было уже поздно.
Мнение всех специалистов с которыми я работал в то время, сходилось на том, что если научиться легко отделять просроченную задолженность и иметь возможность контролировать её по каждому менеджеру и по каждому клиенту, то возникновение таких проблем можно будет не допустить.
Казалось бы, всё просто, но попытки построить такой отчет упиралась в тупик. Менеджеры дружно утверждали, что им нужно видеть точно по каким накладным клиент оплатил, а по каким - нет, и это верно, поскольку это важно при проведении сверок.
С вопросом о возможности разнесения платежей я шел в бухгалтерию и там все бухгалтера утверждали, что все клиенты платят по-разному: кто-то в назначении платежа указывает конкретный счет или накладную, а кто-то платит общей суммой, которая определяется не суммой по накладным, а тем, есть ли у клиента деньги или нет, и при таких условиях они не понимали как можно точно разнести платеж.
С моей точки зрения решение лежало на поверхности, но почему-то его никто не видел. Когда я предлагал другим мою идею, они не видели в ней решения проблемы. На тот момент, перед тем как приступить к разработке чего-либо мне нужно было получить согласование от всех задействованных сторон, а мне никак не удавалось этого сделать - люди просто не понимали зачем это нужно. В конце концов я сам взял и сделал инструмент по расчету дебиторской задолженности исходя из моего понимания и пошел его показывать сотрудникам и внедрять в работу. Пару месяцев после этого шли различные пертурбации, люди подстраивались и периодически изъявляли недовольство, а потом всё вошло в нормальное русло, инструмент заработал и таких серьезных проблем с неплательщиками более не возникало.
Что касается самого инструмента, то тут всё крайне просто.
Чтобы его сделать нужно:
1. Собрать в единый список абсолютно все документы влияющие на задолженность клиента - расходные накладные, возвратные накладные, акты оказания услуг, платежные банковские и кассовые документы, сальдо на начало периода использования базы данных.
2. Из всех документов выделить те, за которые клиент должен заплатить - расходные накладные и акты оказания услуг.
3. Просуммировать все остальные документы в единый платеж (тут нужно не запутаться со знаками, что с плюсом суммировать а что с минусом).
4. Выстроить все накладные и акты за оказанные нами услуги в порядке дат, в которые они должны быть оплачены. Если предусмотрена оплата в несколько этапов, то разбить ожидаемые платежи соответствующим образом.
5. Распределить общую сумму платежа по накладным и актам, двигаясь накопительным итогом от самого первого ожидаемого платежа к настоящему времени.
6. На сколько платежей хватило, столько считаем оплаченными.
Если сумма платежа превышает сумму по всем накладным, значит есть некоторая переплата, предоплата со стороны клиента, либо какие-то его задолженности не были учтены. Если сумма платежа закрывает все задолженности, по которым мы ожидали оплату к текущей дате, но в целом клиент нам должен, значит мы имеем дело с нормальным клиентом, по которому платежи поступают во-время (по крайней мере на данный момент). А вот если общей суммы платежа не хватает на то, чтобы закрыть все платежи ожидаемые к текущей дате, значит мы имеем дело с клиентом, который по каким-то причинам не выполняет свои обязательства. Этим случаям нужно уделять отдельное внимание и разбираться с ними.
Результат произведенных расчетов удобно представить в виде таблицы c колонками:
Конечно, данный инструмент не дает точных данных о том, какая конкретно накладная оплачена, а какая - нет, но он хорош тем, что он прост и позволяет контролировать ситуацию и своевременно разбираться с проблемами.
Проблем, о которых я говорил вначале, стало заметно меньше в певую очередь благодаря людям, которые ответственно взялись за дело и стали постоянно контролировать просроченную задолженность и разбираться с нею.
Я лишь немного помог им. Надеюсь эта информация будет полезна и вам для решения аналогичных проблем. И, кстати, подобным образом можно взять под контроль и кредиторскую задолженность и уйти от расстройств во взаимодействии с поставщиками.
С уважением, Прохор
